當(dāng)物業(yè)企業(yè)接到總部園區(qū)和研發(fā)基地的招標(biāo)文件并經(jīng)過現(xiàn)場踏勘和提問答疑后,，市場部就要進(jìn)行擬投標(biāo)項目的可行性分析,；當(dāng)該項目的投標(biāo)建議得到批準(zhǔn)后,，市場部隨即組織人員開始編制投標(biāo)書,。下面圍繞著投標(biāo)書從策劃、編制,、投標(biāo)和答辯的十個環(huán)節(jié),，闡述如何建立大型物業(yè)投標(biāo)項目的管理流程。

一,、建立小組

要制作出響應(yīng)充分,、特點鮮明、專業(yè)凸顯的投標(biāo)書并非易事,，明華的標(biāo)書編寫,，在公司總部至少有多人可以參與編制，需要時抽調(diào)部分項目經(jīng)理和技術(shù)骨干一起參與,，當(dāng)多項任務(wù)碰在一個時間段時,，可以分出兩到三個標(biāo)書小組。

明華的總部園區(qū)和研發(fā)基地項目投標(biāo)都要組織多人參與的標(biāo)書小組,，至少有三人分工合作（一人側(cè)重商務(wù)標(biāo),、一人側(cè)重技術(shù)標(biāo)、一人準(zhǔn)備資信文件和標(biāo)書排版印制）,，我自己側(cè)重標(biāo)書整體策劃和技術(shù)標(biāo)多一些,，也參與過商務(wù)標(biāo)編制和資信文件的準(zhǔn)備。

二,、確定分工

公司總經(jīng)理室的分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任標(biāo)書小組負(fù)責(zé)人,，研究確定每個投標(biāo)項目在技術(shù)標(biāo)重點章節(jié)、商務(wù)標(biāo)測算原則等重要事項,；技術(shù)標(biāo)執(zhí)筆人和專業(yè)配合人員根據(jù)與標(biāo)書負(fù)責(zé)人商定的大原則進(jìn)行編制,，過程中經(jīng)常碰頭研究談?wù)撘呻y事項,；商務(wù)標(biāo)執(zhí)筆人要向人事部了解最新崗位薪資,，向行政部采購員了解物資價格行情，并且研究招標(biāo)文件中相關(guān)測算表式,；企業(yè)資信文件編集人根據(jù)本次招標(biāo)文件的要求,，收集匯編相關(guān)最新資信材料用于投標(biāo)書中。標(biāo)書文字稿和表格編寫完成后,，還要有專人進(jìn)行版面編排,、文字校對,、交付印刷和蓋章封裝等工作。

凡事——預(yù)則立,，不預(yù)則廢,。只有經(jīng)過詳盡的策劃安排，整個投標(biāo)工作才能有條不紊地順利進(jìn)行,。投標(biāo)書的策劃主要包括技術(shù)標(biāo),、商務(wù)標(biāo)和資信文件等三部分：

三、技術(shù)文件

1,、技術(shù)文件策劃：我的工作體會是技術(shù)標(biāo)的策劃需要體現(xiàn)三個原則：（1）“雪中送炭”——招標(biāo)書中的所有服務(wù)需求都需要得到相應(yīng)和落實,；（2）“錦上添花”——本企業(yè)對于類似物業(yè)的管理經(jīng)驗的服務(wù)心得需要得到充分體現(xiàn)；（3）“獻(xiàn)計獻(xiàn)策”——標(biāo)書中如能對于項目管理改進(jìn)和服務(wù)提升有所建言,，當(dāng)能得到采購人及評委的充分首肯,。

2、技術(shù)文件要點把握：（1）編寫者要認(rèn)真閱讀招標(biāo)文件,，識別采購方需求,，熟悉本企業(yè)以往類似項目的服務(wù)提供模式；（2）編寫者盡量參加現(xiàn)場踏勘及現(xiàn)場提問,，以確定本項目技術(shù)要點,、管理難點和應(yīng)對措施，通過答疑提問進(jìn)一步確定重點難點,；（3）編寫者要根據(jù)本項目情況,，重點闡述對重點難點和認(rèn)識和應(yīng)對措施；（4）編寫者要熟悉本企業(yè)類似項目技術(shù)方案的內(nèi)容和格式,，可以在標(biāo)書中選錄本企業(yè)成功經(jīng)驗和管理案例,；（5）在引用通用性的技術(shù)方案時，要注意表述重點的轉(zhuǎn)換性安排并注意文字的統(tǒng)一性,。

四,、商務(wù)文件

1、商務(wù)文件策劃：我的工作體會是商務(wù)標(biāo)的策劃也需要體現(xiàn)三個特點：（1）“精準(zhǔn)測算”——對于人員,、物耗,、能耗、檢測費(fèi)用,、開辦費(fèi)用和外包費(fèi)用等要有相對精準(zhǔn)的測算,，使得招標(biāo)書中確定的物業(yè)管理費(fèi)用得到合理的分配和安排；（2）“詳細(xì)說明”——對于商務(wù)標(biāo)中各項費(fèi)用報價,，應(yīng)有逐項取費(fèi)說明,，有些是國家和地方政策法規(guī)規(guī)定（如最低工資標(biāo)準(zhǔn)和社保繳金比例），有些是行業(yè)和社會的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（如物資采購和酬金稅金）；（3）“量入為出”——政府采購物業(yè)項目大都有最高價格限額,，當(dāng)按照“成本法”正向測算結(jié)果超出預(yù)算限額時,，就需要采用“限額法”倒算出成本限額，適當(dāng)壓縮人員配置和物耗開支,。

2,、商務(wù)文件要點把握：（1）閱讀招標(biāo)文件時，記下投標(biāo)價格限額和主要費(fèi)用構(gòu)成,；（2）在現(xiàn)場踏勘及現(xiàn)場提問時,，提出有關(guān)些疑問點以求解答或確認(rèn)；（3）熟悉本企業(yè)以往類似項目商務(wù)報價,，了解人員薪酬水平,、各類物資的市場價格行情以及外發(fā)包項目的大致價格水平；（4）根據(jù)本項目價格限額情況適時調(diào)整人員,、物耗,、外發(fā)包等費(fèi)用支出的結(jié)構(gòu)比例；（5）對于競爭性較強(qiáng)的項目,，可考慮適當(dāng)?shù)膬r格優(yōu)惠措施,，以增加本企業(yè)獲標(biāo)的勝算度。

五,、資信文件

1,、資信文件策劃：投標(biāo)書常用的一些資信文件（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書,、體系貫標(biāo)證書和項目創(chuàng)優(yōu)證書等）,，我們都采用掃描件的方式，既清晰可辨又便于編輯,；對于相關(guān)項目的合同復(fù)印件和業(yè)主方評價意見,，我們都采用首尾頁編輯方式，保留簽字和紅章,，然后掃描,；企業(yè)一旦獲得各種相關(guān)的獎項或榮譽(yù)，在存檔前前先留好掃描件,、存好電子文檔,，當(dāng)投標(biāo)需要時可以隨時選用。

2,、資信文件要點把握：（1）標(biāo)書中必備的企業(yè)資信材料千萬不能遺漏,，要防止因缺少重要資信材料而造成廢標(biāo)；（2）標(biāo)書評分中可以得分的企業(yè)資信材料切忌不能遺漏,，保證企業(yè)在客觀評分項中拿足應(yīng)有的得分,；（3）能夠反映企業(yè)綜合實力的證明材料適當(dāng)加入，以使采購人和評委能夠充分認(rèn)識到本企業(yè)的綜合實力以及對本項目的掌控能力,。

六,、內(nèi)容照應(yīng)

1、技術(shù)方案部分與商務(wù)報價部分的相互照應(yīng),。比如：技術(shù)標(biāo)中的組織機(jī)構(gòu)與商務(wù)測算時的部門和崗位名稱要統(tǒng)一,，崗位人數(shù)要統(tǒng)一，技術(shù)措施的名稱要統(tǒng)一,。

2,、項目經(jīng)理一覽表與證書復(fù)印件的相互照應(yīng)。如學(xué)歷,、職稱,、崗位資格證書、工作簡歷和項目任職經(jīng)歷等需要一致,。

3,、相互關(guān)聯(lián)部分的前后照應(yīng)（如資源配置中的人員、職責(zé)與條線方案中的組織保障等,，條線方案中涉及應(yīng)急事項處理與應(yīng)急預(yù)案的照應(yīng)等）,。

七、評審校印

標(biāo)書初稿完成后,，需要組織小組或?qū)Ｈ诉M(jìn)行評審,。評審人員可以由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、市場部人員,、擬任項目經(jīng)理和相關(guān)評審部門人員組成,。

評審主要關(guān)注以下幾個方面：（1）內(nèi)容上充分響應(yīng)《招標(biāo)文件》，體現(xiàn)本企業(yè)特色管理,；（2）編排上體現(xiàn)企業(yè)標(biāo)書規(guī)范,，需要時增加創(chuàng)新度；（3）格式上整齊,，圖片搭配合適,；（4）文字上通校一遍，無錯字,、錯詞,、過期信息和不合適內(nèi)容。

完成一本厚厚的標(biāo)書是非常受累的（大型投標(biāo)項目的技術(shù)標(biāo)至少在150頁以上）,，編寫過程中難免有段落和文字的缺失和差錯,；企業(yè)最好是由另外人員（比如行政文員或擬任的項目經(jīng)理）幫助通讀和校對。文字定稿后要進(jìn)行文本轉(zhuǎn)版（將文本轉(zhuǎn)成PDF格式）交印刷單位,，在印出初稿后要及時通覽一遍,，避免缺漏頁和排錯版；標(biāo)書印制后完成后，需要在《招標(biāo)文件》指定處蓋章簽字,，然后按照招標(biāo)要求進(jìn)行封裝和蓋章,。

八、標(biāo)書提交

不管是在本地投標(biāo)或在外地投標(biāo),，由于交通和路途情況的不可預(yù)測性,，要有一定的提前量，切忌不要因為遲到而取消投標(biāo)資格,。在搬送標(biāo)書時注意不要損壞封裝,，尤其是在大雨天氣注意標(biāo)書不能浸水；投標(biāo)代理人到場要帶好身份證件以備復(fù)核身份,。重要投標(biāo)項目,，可考慮讓擬任項目經(jīng)理參加開標(biāo)，以感受現(xiàn)場緊張氣氛,，提前做好心理準(zhǔn)備,，提前進(jìn)入即將到來的答辯角色。

九,、現(xiàn)場答辯

項目經(jīng)理和其他答辯人應(yīng)熟讀標(biāo)書,，記下重點要點和評委提問的可能關(guān)注點，通過與標(biāo)書主編人交流或模擬評審,，抓住答題要點,；答辯人應(yīng)提前到達(dá)現(xiàn)場，避免倉促應(yīng)戰(zhàn),；有時間的話可以在腦中回放準(zhǔn)備內(nèi)容,，回想可能準(zhǔn)備不足之處；對于現(xiàn)場答辯的各個問題：先聽清問題,，記下要點,；先回答主旨，再展開細(xì)節(jié),；可能時增加本人或本公司類似成功案例,。

十、投標(biāo)總結(jié)

市場競爭是殘酷的,，即便是再多的優(yōu)秀企業(yè)參與,，最后也只能有一家中標(biāo)。在得到最后的中標(biāo)結(jié)果后,，無論本企業(yè)是否中標(biāo),，都應(yīng)該開個小結(jié)會，回顧總結(jié)本次投標(biāo)的成功之處和不足之處,，提出改進(jìn)建議和落實提升措施,，讓本企業(yè)的市場競標(biāo)工作更加完善,，競爭力更強(qiáng)。（作者系上海明華物業(yè)管理有限公司總經(jīng)理助理,、上海市政府采購物業(yè)管理評審專家）

以上這些關(guān)鍵點是物業(yè)在投標(biāo)的時候所需要的,，點都軟件作為智慧物業(yè)系統(tǒng)的研發(fā)單位，本來并不擅長物業(yè)行業(yè)領(lǐng)域本身,，但是為了做好服務(wù),，我們一直在不斷的了解行業(yè),，與行業(yè)一同成長,，這樣才能真正為客戶提供可靠的服務(wù)。