當(dāng)物業(yè)企業(yè)接到總部園區(qū)和研發(fā)基地的招標(biāo)文件并經(jīng)過現(xiàn)場踏勘和提問答疑后,，市場部就要進(jìn)行擬投標(biāo)項(xiàng)目的可行性分析,；當(dāng)該項(xiàng)目的投標(biāo)建議得到批準(zhǔn)后,，市場部隨即組織人員開始編制投標(biāo)書。下面圍繞著投標(biāo)書從策劃,、編制,、投標(biāo)和答辯的十個環(huán)節(jié)，闡述如何建立大型物業(yè)投標(biāo)項(xiàng)目的管理流程,。
　　一,、建立小組
　　要制作出響應(yīng)充分、特點(diǎn)鮮明,、專業(yè)凸顯的投標(biāo)書并非易事,，明華的標(biāo)書編寫，在公司總部至少有多人可以參與編制,，需要時抽調(diào)部分項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)骨干一起參與,，當(dāng)多項(xiàng)任務(wù)碰在一個時間段時，可以分出兩到三個標(biāo)書小組,。
　　明華的總部園區(qū)和研發(fā)基地項(xiàng)目投標(biāo)都要組織多人參與的標(biāo)書小組,，至少有三人分工合作（一人側(cè)重商務(wù)標(biāo)、一人側(cè)重技術(shù)標(biāo),、一人準(zhǔn)備資信文件和標(biāo)書排版印制）,，我自己側(cè)重標(biāo)書整體策劃和技術(shù)標(biāo)多一些，也參與過商務(wù)標(biāo)編制和資信文件的準(zhǔn)備,。
　　二,、確定分工
　　公司總經(jīng)理室的分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任標(biāo)書小組負(fù)責(zé)人，研究確定每個投標(biāo)項(xiàng)目在技術(shù)標(biāo)重點(diǎn)章節(jié),、商務(wù)標(biāo)測算原則等重要事項(xiàng),；技術(shù)標(biāo)執(zhí)筆人和專業(yè)配合人員根據(jù)與標(biāo)書負(fù)責(zé)人商定的大原則進(jìn)行編制，過程中經(jīng)常碰頭研究談?wù)撘呻y事項(xiàng),；商務(wù)標(biāo)執(zhí)筆人要向人事部了解最新崗位薪資,，向行政部采購員了解物資價格行情，并且研究招標(biāo)文件中相關(guān)測算表式,；企業(yè)資信文件編集人根據(jù)本次招標(biāo)文件的要求,，收集匯編相關(guān)最新資信材料用于投標(biāo)書中。標(biāo)書文字稿和表格編寫完成后,，還要有專人進(jìn)行版面編排,、文字校對、交付印刷和蓋章封裝等工作,。
　　凡事——預(yù)則立,，不預(yù)則廢。只有經(jīng)過詳盡的策劃安排,，整個投標(biāo)工作才能有條不紊地順利進(jìn)行,。投標(biāo)書的策劃主要包括技術(shù)標(biāo),、商務(wù)標(biāo)和資信文件等三部分：
　　三、技術(shù)文件
　　1,、技術(shù)文件策劃：我的工作體會是技術(shù)標(biāo)的策劃需要體現(xiàn)三個原則：（1）“雪中送炭”——招標(biāo)書中的所有服務(wù)需求都需要得到相應(yīng)和落實(shí),；（2）“錦上添花”——本企業(yè)對于類似物業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)的服務(wù)心得需要得到充分體現(xiàn)；（3）“獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策”——標(biāo)書中如能對于項(xiàng)目管理改進(jìn)和服務(wù)提升有所建言,，當(dāng)能得到采購人及評委的充分首肯,。
　　2、技術(shù)文件要點(diǎn)把握：（1）編寫者要認(rèn)真閱讀招標(biāo)文件,，識別采購方需求，熟悉本企業(yè)以往類似項(xiàng)目的服務(wù)提供模式,；（2）編寫者盡量參加現(xiàn)場踏勘及現(xiàn)場提問,，以確定本項(xiàng)目技術(shù)要點(diǎn)、管理難點(diǎn)和應(yīng)對措施,，通過答疑提問進(jìn)一步確定重點(diǎn)難點(diǎn),；（3）編寫者要根據(jù)本項(xiàng)目情況，重點(diǎn)闡述對重點(diǎn)難點(diǎn)和認(rèn)識和應(yīng)對措施,；（4）編寫者要熟悉本企業(yè)類似項(xiàng)目技術(shù)方案的內(nèi)容和格式,，可以在標(biāo)書中選錄本企業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)和管理案例；（5）在引用通用性的技術(shù)方案時,，要注意表述重點(diǎn)的轉(zhuǎn)換性安排并注意文字的統(tǒng)一性,。
　　四、商務(wù)文件
　　1,、商務(wù)文件策劃：我的工作體會是商務(wù)標(biāo)的策劃也需要體現(xiàn)三個特點(diǎn)：（1）“精準(zhǔn)測算”——對于人員,、物耗、能耗,、檢測費(fèi)用,、開辦費(fèi)用和外包費(fèi)用等要有相對精準(zhǔn)的測算，使得招標(biāo)書中確定的物業(yè)管理費(fèi)用得到合理的分配和安排,；（2）“詳細(xì)說明”——對于商務(wù)標(biāo)中各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)價,，應(yīng)有逐項(xiàng)取費(fèi)說明，有些是國家和地方政策法規(guī)規(guī)定（如最低工資標(biāo)準(zhǔn)和社保繳金比例）,，有些是行業(yè)和社會的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（如物資采購和酬金稅金）,；（3）“量入為出”——政府采購物業(yè)項(xiàng)目大都有最高價格限額，當(dāng)按照“成本法”正向測算結(jié)果超出預(yù)算限額時,，就需要采用“限額法”倒算出成本限額,，適當(dāng)壓縮人員配置和物耗開支。
　　2,、商務(wù)文件要點(diǎn)把握：（1）閱讀招標(biāo)文件時,，記下投標(biāo)價格限額和主要費(fèi)用構(gòu)成,；（2）在現(xiàn)場踏勘及現(xiàn)場提問時，提出有關(guān)些疑問點(diǎn)以求解答或確認(rèn),；（3）熟悉本企業(yè)以往類似項(xiàng)目商務(wù)報(bào)價,，了解人員薪酬水平、各類物資的市場價格行情以及外發(fā)包項(xiàng)目的大致價格水平,；（4）根據(jù)本項(xiàng)目價格限額情況適時調(diào)整人員,、物耗、外發(fā)包等費(fèi)用支出的結(jié)構(gòu)比例,；（5）對于競爭性較強(qiáng)的項(xiàng)目,，可考慮適當(dāng)?shù)膬r格優(yōu)惠措施，以增加本企業(yè)獲標(biāo)的勝算度,。
　　五,、資信文件
　　1、資信文件策劃：投標(biāo)書常用的一些資信文件（如營業(yè)執(zhí)照,、資質(zhì)證書,、體系貫標(biāo)證書和項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)證書等），我們都采用掃描件的方式,，既清晰可辨又便于編輯,；對于相關(guān)項(xiàng)目的合同復(fù)印件和業(yè)主方評價意見，我們都采用首尾頁編輯方式,，保留簽字和紅章,，然后掃描；企業(yè)一旦獲得各種相關(guān)的獎項(xiàng)或榮譽(yù),，在存檔前前先留好掃描件,、存好電子文檔，當(dāng)投標(biāo)需要時可以隨時選用,。
　　2,、資信文件要點(diǎn)把握：（1）標(biāo)書中必備的企業(yè)資信材料千萬不能遺漏，要防止因缺少重要資信材料而造成廢標(biāo),；（2）標(biāo)書評分中可以得分的企業(yè)資信材料切忌不能遺漏,，保證企業(yè)在客觀評分項(xiàng)中拿足應(yīng)有的得分；（3）能夠反映企業(yè)綜合實(shí)力的證明材料適當(dāng)加入,，以使采購人和評委能夠充分認(rèn)識到本企業(yè)的綜合實(shí)力以及對本項(xiàng)目的掌控能力,。
　　六、內(nèi)容照應(yīng)
　　1,、技術(shù)方案部分與商務(wù)報(bào)價部分的相互照應(yīng),。比如：技術(shù)標(biāo)中的組織機(jī)構(gòu)與商務(wù)測算時的部門和崗位名稱要統(tǒng)一，崗位人數(shù)要統(tǒng)一，技術(shù)措施的名稱要統(tǒng)一,。
　　2,、項(xiàng)目經(jīng)理一覽表與證書復(fù)印件的相互照應(yīng)。如學(xué)歷,、職稱,、崗位資格證書、工作簡歷和項(xiàng)目任職經(jīng)歷等需要一致,。
　　3,、相互關(guān)聯(lián)部分的前后照應(yīng)（如資源配置中的人員、職責(zé)與條線方案中的組織保障等,，條線方案中涉及應(yīng)急事項(xiàng)處理與應(yīng)急預(yù)案的照應(yīng)等）,。
　　七、評審校印
　　標(biāo)書初稿完成后,，需要組織小組或?qū)Ｈ诉M(jìn)行評審,。評審人員可以由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、市場部人員,、擬任項(xiàng)目經(jīng)理和相關(guān)評審部門人員組成。
　　評審主要關(guān)注以下幾個方面：（1）內(nèi)容上充分響應(yīng)《招標(biāo)文件》,，體現(xiàn)本企業(yè)特色管理,；（2）編排上體現(xiàn)企業(yè)標(biāo)書規(guī)范，需要時增加創(chuàng)新度,；（3）格式上整齊,，圖片搭配合適；（4）文字上通校一遍,，無錯字,、錯詞、過期信息和不合適內(nèi)容,。
　　完成一本厚厚的標(biāo)書是非常受累的（大型投標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)標(biāo)至少在150頁以上）,，編寫過程中難免有段落和文字的缺失和差錯；企業(yè)最好是由另外人員（比如行政文員或擬任的項(xiàng)目經(jīng)理）幫助通讀和校對,。文字定稿后要進(jìn)行文本轉(zhuǎn)版（將文本轉(zhuǎn)成PDF格式）交印刷單位,，在印出初稿后要及時通覽一遍，避免缺漏頁和排錯版,；標(biāo)書印制后完成后,，需要在《招標(biāo)文件》指定處蓋章簽字，然后按照招標(biāo)要求進(jìn)行封裝和蓋章,。
　　八,、標(biāo)書提交
　　不管是在本地投標(biāo)或在外地投標(biāo)，由于交通和路途情況的不可預(yù)測性,，要有一定的提前量,，切忌不要因?yàn)檫t到而取消投標(biāo)資格,。在搬送標(biāo)書時注意不要損壞封裝，尤其是在大雨天氣注意標(biāo)書不能浸水,；投標(biāo)代理人到場要帶好身份證件以備復(fù)核身份,。重要投標(biāo)項(xiàng)目，可考慮讓擬任項(xiàng)目經(jīng)理參加開標(biāo),，以感受現(xiàn)場緊張氣氛,，提前做好心理準(zhǔn)備，提前進(jìn)入即將到來的答辯角色,。
　　九,、現(xiàn)場答辯
　　項(xiàng)目經(jīng)理和其他答辯人應(yīng)熟讀標(biāo)書，記下重點(diǎn)要點(diǎn)和評委提問的可能關(guān)注點(diǎn),，通過與標(biāo)書主編人交流或模擬評審,，抓住答題要點(diǎn)；答辯人應(yīng)提前到達(dá)現(xiàn)場,，避免倉促應(yīng)戰(zhàn),；有時間的話可以在腦中回放準(zhǔn)備內(nèi)容，回想可能準(zhǔn)備不足之處,；對于現(xiàn)場答辯的各個問題：先聽清問題,，記下要點(diǎn)；先回答主旨,，再展開細(xì)節(jié),；可能時增加本人或本公司類似成功案例。
　　十,、投標(biāo)總結(jié)
　　市場競爭是殘酷的,，即便是再多的優(yōu)秀企業(yè)參與，最后也只能有一家中標(biāo),。在得到最后的中標(biāo)結(jié)果后,，無論本企業(yè)是否中標(biāo)，都應(yīng)該開個小結(jié)會,，回顧總結(jié)本次投標(biāo)的成功之處和不足之處,，提出改進(jìn)建議和落實(shí)提升措施，讓本企業(yè)的市場競標(biāo)工作更加完善,，競爭力更強(qiáng),。（作者系上海明華物業(yè)管理有限公司總經(jīng)理助理、上海市政府采購物業(yè)管理評審專家）

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